Hausmeister:innen sorgen dafür, dass die Immobilie ordentlich gereinigt und gepflegt wird. Dadurch nehmen sie Immobilieneigentümer:innen viel Arbeit und auch Stress ab. Aufgabe von Hausmeister:innen (auch Facility Manager:in genannt) ist, sich, um das Gemeinschaftsgut zu kümmern und dieses instand zu halten. Zudem sind sie in der Regel erste Ansprechpartner:in für Mieter:innen vor Ort, falls etwas im Haus defekt sein sollte. Aber hier muss die Arbeit einer Facility Manager:in nicht enden. Denn die Aufgaben einer Hausmeister:in sind vielfältig und können individuell von den Eigentümer:innen bzw. der WEG vereinbart werden.
In diesem Beitrag werden die verschiedenen Aufgabenbereiche einer Hausmeister:in aufgezeigt, welche Kosten für eine Hausmeister:in anfallen können, wie ein Arbeitsplan aussieht und was Eigentümer:innen machen können, wenn eine Hausmeister:in ihren Aufgaben nicht nachkommt.
- Folgende Aufgabenbereiche werden in der Regel von jeder Facility Manager:in gedeckt: Instandhaltung und kleinere Reparaturen, Reinigung und Sauberkeit, Sicherheit und Überwachung und Verwaltung und Kommunikation.
- Bei der Einstellung von Unternehmen, die Hausmeisterservices anbieten, besteht ein geringeres Risiko für Eigentümer:innen. Denn sollte es zum Beispiel zu einem Ausfall seitens der Hausmeister:in kommen, springt der Hausmeisterservice direkt ein und sorgt für einen reibungslosen Ersatz.
- Die Kosten einer Facility Manager:in sind davon abhängig, in welchem Umfang Eigentümer:innen den Hausmeisterservice nutzen wollen.
Aufgaben der Hausmeister:in
Die Aufgabenbereiche einer Hausmeister:in werden individuell von Immobilie zu Immobilie definiert. Die Festlegung der Aufgaben kommt ganz auf die Bedürfnisse der Eigentümer:innen bzw. der WEG an.
Folgende Aufgabenbereiche können in der Regel von jeder Hausmeister:in gedeckt:
- Instandhaltung und kleinere Reparaturen
- Reinigung und Sauberkeit
- Mülltonnendienst
- Grünpflege & Winterdienst
- Sicherheit und Überwachung
- Verwaltung und Kommunikation
- Koordination von Handwerker:innen und Dienstleister:innen vor Ort
Instandhaltung und kleinere Reparaturen
Wer ist dafür verantwortlich, wenn ein Außenlicht am Gebäude ausfällt? Oder eine Fensterscheibe im Treppenhaus kaputtgeht? Hier können sich Mieter:innen direkt an die Hausmeister:in wenden. Generell macht eine Facility Manager:in regelmäßige Begehungen der Immobilie, um kleinere Schäden auch selbst zu entdecken und instand zusetzen.
Jegliche kleineren Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen für das Gemeinschaftseigentum der Immobilie können von der Hausmeister:in übernommen. Eine große Erleichterung für Eigentümer:innen, die nicht bei jeder durchgebrannten Glühbirne eine Handwerker:in angerufen wollen bzw. müssen.
Doch auch bei größeren Reparaturen, können Facility Manager:innen früh genug Bescheid geben und sich um eine zeitnahe Reparatur durch Drittanbieter kümmern, um weitere Kosten oder Folgeschäden zu vermeiden.
Wartungsarbeiten
Hausmeister:innen übernehmen sämtliche Wartungsarbeiten, wofür sie ein Wartungsprotokoll erstellen.
Die Wartungsaufgaben werden auf die individuelle Immobilie angepasst. Sollte die Hausmeister:in eine Wartung nicht selbst durchführen können, kümmert sie sich um die Wartung durch eine Fachfirma bzw. eine externe Dienstleister:in.
Solche Wartungsarbeiten können umfassen:
- Wartung von Sicherungskästen (ggf. auch Fahrstuhlanlagen)
- Regelmäßige Kontrolle der Lüftung
- Heizungswartung (ggf. Wartung Wärmepumpen)
Reinigung und Sauberkeit
Eine Immobilie sollte stets ordentlich und sauber sein. Das ist essenzieller Teil der Werterhaltung. Außerdem spielt die Sauberkeit einer Immobilie eine große Rolle bei der Vermietung. Verdreckte Immobilien sind keine attraktiven Mietobjekte. Zudem können Immobilien schneller als gedacht an Wert verlieren, wenn es durch die Verunreinigungen zu größeren Schäden kommt (Ungezieferbefall o.ä.).
Hausmeister:innen sorgen dafür, dass die Immobilie ordentlich gereinigt und gepflegt wird. Das beinhaltet:
- Reinigung des gesamten Gemeinschaftseigentums innerhalb der Immobilie und sämtliche Außenanlagen
- Gartenpflege
- Saisonale Pflege wie Schneeräumung oder Laubbeseitigung
Wenn Immobilien über einen Gemeinschaftsspielplatz, Poolanlage oder Ähnliches verfügen, kann sich die Hausmeister:in auch um dessen Pflege kümmern. Sie sorgt dafür, dass innerhalb der Immobilie, aber auch außerhalb der Immobilie alles in einem ordentlichen Zustand ist.
Grünpflege & Winterdienst
Ein gut gepflegter (Vor-)Garten macht viel aus. Hierbei geht es nicht nur darum ein attraktives Mietobjekt zu sein, sondern wieder auch um die Werterhaltung einer Immobilie. Bei fehlender Pflege können Garten, Beete oder ähnliches schnell verwahrlosen. Hausmeister:innen können sich um die Grünpflege und den Winterdienst kümmern. Bei der Grünpflege geht es meist um:
- Rasenpflege
- Pflege von Hecken und Beeten
- Baumpflege (unter anderem auch Gehölzschnitt)
- im Herbst Laubbeseitigung
- Beseitigung von Unkraut
In den Wintermonaten können Eigentümer:innen die Facility Manager:in mit dem Winterdienst beauftragen:
- Schneeräumung bzw. -beseitigung
- Schutzmaßnahmen bei Frost
- Ggf. Entfernen des Streugutes
Sicherheit und Überwachung
Auch die Sicherheit und Überwachung einer Immobilie kann Aufgabe der Hausmeister:in sein. Diese Aufgaben sind oft für Gewerbeimmobilien relevant.
Bei Immobilien mit Alarmsystem überprüfen Hausmeister:innen die Funktionsfähigkeit, schalten diese aus bzw. ein, überprüfen Überwachungskameras und gehen sicher, dass alle Sicherheitsvorkehrungen der Immobilie intakt sind. Solche Sicherheitsvorkehrungen sind zum Beispiel Schutzmaßnahmen einzuleiten bei Frostgefahr, regelmäßige Prüfung von Feuerlöscher oder auch darauf zu achten, dass Mieter:innen die Hausordnung einhalten.
Verwaltung und Kommunikation
Hausmeister:innen können darüber hinaus auch noch administrative Aufgaben übernehmen.
Solche administrativen Aufgaben sind:
- Wartungsarbeiten, die nicht selbst übernommen werden, zu delegieren bzw. zu koordinieren,
- Reparaturen in die Gänge leiten,
- Reinigungsmittel bestellen und
- Bestellung von Ersatzteilen (z.B. kaputte Mülltonne austauschen oder neue Glühbirnen kaufen)
Eine Facility Manager:in kann also auch für jegliche Kommunikation mit Dienstleister:innen verantwortlich sein und deren Organisation. Das bedeutet: Dienstleister:innen raussuchen, kontaktieren, bestellen und vor Ort Anweisungen geben und im Anschluss die Arbeit überprüfen.
Sofern Hausmeister:innen die Reinigung einer Immobilie oder Reparaturarbeiten nicht selbst übernehmen, kann es also ihre Aufgabe sein, sich um die Organisation und Absprache mit Reinigungsservice und/oder Handwerker:innen zu kümmern.
Sämtliche Maßnahmen und Prüfungen werden entsprechend dokumentiert und der Hausverwaltung, WEG bzw. Eigentümer:innen vorgelegt.
Was darf ein Hausmeister nicht machen?
Kleinere Reparaturen und Wartungsarbeiten können durchaus von der Hausmeister:in selbst übernommen werden. Wenn es jedoch an die Prüfung von Brandschutzvorgaben oder größere handwerkliche Aufgaben geht, müssen entsprechende Dienstleister:innen hinzugeholt werden, da Facility Manager:innen rechtlich nicht befugt sind, diese zu übernehmen.
Um deren Organisation kann sich die Objektbetreuer:in, sofern vertraglich festgelegt, ebenfalls kümmern.
Was bedeutet „Hausmeisterservice“?
Hausmeisterservice – ein Begriff, der heutzutage immer mehr zu hören ist. Das liegt daran, dass viele WEGs bzw. Eigentümer:innen nach Unterstützung bei der Verwaltung und dem Erhalt ihrer Immobilie suchen und sich gerne an Unternehmen wenden, die Hausmeisterservices anbieten.
Bei solchen Anbieter:innen besteht ein geringeres Risiko für Eigentümer:innen, als wenn selbstständige Hausmeister:innen engagiert werden. Hausmeisterservices haben ein Team von Hausmeister:innen, die sie an Eigentümer:innen weitervermitteln.
Die Hausmeister:innen werden bereits bei Anstellung durch den Dienstleister überprüft.
Sollte es zu einem Ausfall seitens der Hausmeister:in kommen, springt der Hausmeisterservice direkt ein und sorgt für einen reibungslosen Ersatz.
Da es keine speziellen Qualifikationsvorschriften für Facility Manager:innen gibt, ist es für WEGs bzw. Eigentümer:innen wichtig sich bei der Auswahl eines potenziellen Hausmeisterservices an Anbieter:innen zu halten, die mit entsprechenden Referenzen kommen. Die Rolle der Hausmeister:in ist nicht zu unterschätzen: Sie sorgt dafür, dass die Immobilie ordentlich instand gehalten wird und Eigentümer:innen sich keine Sorgen um ihre Immobilien machen müssen.
Arbeitsplan Hausmeister:in
Oftmals wird für eine Hausmeister:in ein Arbeitsplan erstellt. Im Arbeitsplan werden alle Aufgaben detailliert festgelegt. Der Arbeitsplan wird nicht nur für die Ausführende erstellt, sondern auch für die Eigentümer:innen, damit eine entsprechende Nebenkostenabrechnung aufgestellt werden kann. Der Arbeitsplan ist immer individuell auf den festgelegten Aufgabenbereich einer Hausmeister:in aufzusetzen, kann aber beispielhaft wie folgt aussehen:
| Tätigkeit | Datum | Arbeitszeit | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| Begehung und Kontrolle von Haus und Außenanlagen (inkl. Kontrolle von Klima & Heizungsanlagen) | |||
| Mülltonnen hinausstellen | Angepasst an den jeweiligen Abfallplan | ||
| Kleinreparaturen | |||
| Meldung eventueller Schäden an Verwaltung bzw. Eigentümer:in | |||
| Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen | |||
| Reinigung des Hauses | |||
| Reinigung der Treppenhäuser | |||
| Prüfung der Funktionsfähigkeit der Elektronik | |||
| Prüfung von Heizungsanlagen o.ä. | |||
| Pflege der Außenanlage | |||
| Hecken schneiden | |||
| Rasen mähen und Kanten schneiden | |||
| Gehwege kehren | |||
| Reinigung der Tiefgarage | |||
| Grünpflege (Rasen mähen, Laubbeseitigung usw.) | |||
| Organisation der Mülltonnenbereitstellung für die Müllabfuhr | |||
| Kontaktpflege mit Mieter:innen und Verwaltung/Eigentümer:innen | |||
| Wohnungsabnahmen und Übergaben | Neuvermietungen und Auszügen im Auftrag der Eigentümer:in oder Verwaltung | ||
| Rufbereitschaft bei Notfällen gewährleisten | |||
| Winterdienst | Nur bei Schneefall und in den Wintermonaten |
Kosten eines Hausmeisters
Die Kosten einer Hausmeister:in sind letztlich davon abhängig, zu welchem Umfang Eigentümer:innen den Hausmeisterservice nutzen wollen.
Sollen administrative Aufgaben übernommen werden? Soll die Facility Manager:in lediglich für die Sauberkeit und Instandhaltung der Gemeinschaftsräume beauftragt werden? Um was für eine Immobilie handelt es sich und welche Aufgaben fallen hier an?
Die Antworten auf diese Fragen werden ausschlaggebend für die Kosten eines Hausmeisterservices sein. Eigentümer:innen sollten sich mehrere Angebote einholen und miteinander vergleichen und können daraufhin eine informierte Entscheidung treffen.
Auch wichtig: Die Kosten einer Hausmeister:in lassen sich teilweise im Rahmen der Betriebskosten auf die Mieter:innen umlegen, sofern es sich um ein Mietobjekt handelt. Jegliche Verwaltungskosten sind jedoch nicht umlagefähig. Wenn sie sich also z.B. um Abrechnungen kümmert, kann diese Kostenstelle nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden. Auch Kosten für die Bereitstellung eines Hausmeister-Notdienstes dürfen nicht auf die Mietenden umgelegt werden. Diese Kosten sind nach dem BGH Urteil vom 18.12.2019 (VIII ZR 62/19) durch die Vermietende zu tragen.
Die Hausmeister:in kommt ihren Aufgaben nicht nach: Was tun?
Wenn eine Hausmeister:in ihren Aufgaben nicht nachkommt, kann sich die WEG bzw. die Eigentümer:innen direkt an den Hausmeisterservice wenden. Der Service kümmert sich daraufhin um alles Weitere. Das bedeutet, dass die Hausmeister:in direkt mit der Dienstleister:in in Verbindung tritt und dafür Sorge trägt, dass die Aufgaben erledigt werden und es in zukünftig zu keinen weiteren Problemen kommen wird.
Sollten WEGs oder Eigentümer:innen eine selbstständige Hausmeister:in beauftragt haben, die ihren Aufgaben nicht nachkommt, muss hier eine Mahnung in Schriftform erfolgen. Nach drei Abmahnungen können Eigentümer:innen sie fristlos kündigen und jemand Neues einstellen.
Es ist überaus wichtig, mit Facility Manager:innen zusammenzuarbeiten, die qualitativ hochwertig und vertrauenswürdig sind. Denn wenn Facility Manager:innen ihren Aufgaben nicht nachkommen, sind nicht sie für Mängel an der Immobilie haftbar, sondern weiterhin die Eigentümer:innen.
Fazit
Die richtige Hausmeister:in anzustellen, spielt eine große Rolle. Sie ist die Person vor Ort, die sich um die Immobilie kümmert, Schäden feststellt und alles am Laufen hält. Kurz gesagt: Hausmeister:innen stellen sicher, dass Eigentümer:innen sich keine Sorgen um die Instandhaltung ihrer Immobilie machen müssen. Es ist daher unglaublich wichtig, mit einer Facility Manager:in zusammenzuarbeiten, die vertrauenswürdig und kompetent ist.
Hausmeisterservices werden daher immer beliebter, da Hausmeister:innen vorher geprüft werden und sich Hausmeisterservices auch um einen Ersatz kümmern, wenn die Facility Manager:in z.B. wegen Krankheit ausfällt.
Besonders in Fällen, wo sich die Hausverwaltung nicht in direkter Nähe zur Liegenschaft befindet, agiert die Facility Manager:in als verlängerter Arm der Verwaltung und übernimmt Teile der technischen Betreuung und Koordination vor Ort.
